Mnoga podjetja, se ne zavedajo, da lahko stroške tiskanja drastično zmanjšajo. Morda je težava v zastarelih napravah, neprimernem tipu naprav, ali pa preprosto navadah uporabnikov. Še vedno zasledimo, da so primeru, ko zaposleni vsebino tiskajo, zato da jo lahko pošljejo po faksu. Z izbiro večnamenske naprave, bi lahko zaposleni pridobil možnost skeniranja in pošiljanja po e-pošti. Namesto da se vdržujeta dve napravi, lahko funkcijo faksa prevzame multifunkcijska… Imamo rešitev za vsak primer. Da pa bi vam predstavili kaj optimizacija
Kako prihraniti pri tiskanju oziroma kopiranju
Podjetjem pomagamo znatno znižati stroške tiskanja. Najprej je v podjetju potrebno vzpostaviti sistem, v katerem se bodo vsi zaposleni bolje
zavedali, kaj in zakaj tiskajo ali kopirajo. Poleg tega naj sistem zajema nadzor nad stroški tiskanja/kopiranja za vsakega zaposlenega, preprečuje naj podvojitve tiskanja zaradi slabe evidence. Sodobne naprave nadzor ter tudi omejitev števila strani ali kopij, ki se lahko natisnejo pri enem tiskanju oziroma kopiranju. Morda podjetje uporablja tiskalnike ali večfunkcijske naprave, katere imajo zelo visoko ceno izpisa. Ceno barvnega tiskanja, se da znatno zmanjšati z izbiro prave naprave.
Kako prihraniti toner
V naslednji fazi je poudarek na zmanjšanju količine tonerja in črnil za vsako tiskano stran. Dobršen del tiskanja je namenjen notranjim potrebam, tiskanju osnutkov in osebni uporabi, zato so z dobrim načrtovanjem tiskanja možni kar veliki prihranki. V tej fazi se lahko določi dovoljeno količina tonerja oziroma črnila po strani, spodbuja se uporaba enobarvnega tiskanja in/ali obojestranskega tiskanja, določijo se pravila pri uporabi glede na napravo in vrsto dokumentov, opredelijo se različni prihranki tonerja, oziroma črnila, za besedilo, grafiko in slike.
Z določitvijo, da vse naprave razen ene ali dveh, tiskajo obojestransko, da se pri nujnem tiskanju e pošte uporablja izključno obojestransko in enobarvno tiskanje v 50-odstotnem varčnem načinu porabe tonerja. Pri sodobnih napravah z uporabo 20-odstotnega varčevanja je z današnjo tehnologijo omogočen prihranek pri tiskanju standardnega besedila brez opazne razlike v kakovosti.
Kako na novo urediti tiskalniški oddelek
Vodstvo podjetja mora v sodelovanju z zunanjimi strokovnjaki, oziroma specializiranimi izvajalci, poskrbeti za optimizacijo tiskalnikov in multifunkcijskih naprav in skenerjev ter z uporabo najnovejših tehnologij kopiranja, tiskanja in skeniranja znižati ceno na tiskano stran. Več naprav z manjšim obsegom, ki ustvarjajo višje stroške, je potrebno zamenjati z napravami za večje obsege, pri tem se znižajo stroški, delo je hitreje opravljeno, povečana je kakovost.
Kako do najboljših rešitev
V zadnji fazi je vodstvu podjetja s pomočjo centraliziranega nadzora omogočen vpogled na delovanje vseh svojih tiskalnikov in kopirnih aparatov, v skladu s spreminjanjem potreb in razvoja poslovanja prilagajajo zmogljivosti ali zamenjave posameznih naprav z boljšimi oziroma cenejšimi.
Z uporabo omrežne tehnologije, ki zbira statistične podatke o povezanih napravah in s pomočjo preprostih protokolov za upravljanje omrežja (SNMP), se podatki prenašajo v posebno aplikacijo, katera potem omogoča dostop do analiziranih podatkov, pridobitev informacij o preveliki ali premajhni uporabi posameznih naprav in stroškov porabe.
Upravljanje storitev tiskanja
Vedno več je podjetij, ki se odločajo za zunanje izvajanje upravljanja in optimiziranja naprav za tiskanje dokumentov ter povezanih poslovnih postopkov, pri čemer so stroški bistveno nižji saj se plačuje na tiskano stran. Stroški so določeni z tarifami za enobarvno ali barvno tiskanje. Stranka pridobi nižje cene izpisa, IT oddleki pa so razbremenjeni saj je v ceni tiska servis že vključen, prav tako pa ves potrošni material v času vzdrževalne pogodbe.
